10 tuyaux pour planifier vos vacances en groupe

La première règle lorsque vous faites une réservation de groupe, c'est de vous y prendre bien à temps. Non seulement, vous aurez l'embarras du choix pour ce qui est des logements et de la destination, mais en général, vous pourrez aussi profiter de belles conditions. Vous pourrez également négocier des rabais de groupe pour à peu près tout, que ce soient les frais de déplacement, la location de matériel, voire même les forfaits repas. Cela vaut certainement la peine de vérifier avant de réserver !

Quand vos planifiez des vacances en groupe, il faut décider de ce que vous pouvez dépenser. Comme certaines personnes ont plus de moyens que d'autres, il est important de veiller à ce que tout le monde soit satisfait du logement et de la destination. Ne vous engagez donc pas avant de savoir ce que chacun veut bien y mettre. Ce point réglé, vous pouvez établir une liste d'options.

Certains d'entre vous adorent dévaler les pistes noires, d'autres se sentent peut-être plus à l'aise dans les zones débutants sécurisées. Informez-vous du niveau de chaque membre de votre groupe avant de décider de la meilleure destination. Si les compétences sont variées, vous pourriez considérer des stations comme Les Arcs ou Val Thorens, qui disposent toutes les deux d'un nombre impressionnant de pistes qui pourront satisfaire les plus audacieux – ou les plus prudents – des skieurs.

C'est la première fois que vous partez tous au ski ? Alors mieux vaut suivre quelques séances sur une piste artificielle avant votre départ. Les néophytes auront ainsi l'occasion d'apprendre les bases avant de s'aventurer sur de vraies pistes, tandis que les skieurs plus aguerris pourront se remettre à niveau.

Si vous optez pour des vacances ski Club Med tout compris, cela signifie que tout est pris en charge, de vos transferts aéroport à vos forfaits remontées, de votre location de matériel à vos repas. Pas besoin de stresser pour un équipement de dernière minute, ou de se demander quels restaurants pourront vous recevoir tous à la même table. Rien de tout cela, juste du bon temps à passer entre amis et en famille.

Club Med a créé le premier outil de réservation de groupe sur mesure pour des consommateurs et des agences de voyage qui réservent des vacances au ski pour des groupes de huit personnes ou plus. Épargnez-vous des heures de stress à faire vos propres recherches et laissez Club Med se charger de vous donner les meilleures conditions pour tous les membres de votre groupe en fonction des préférences notées dans l'outil de réservation.

Une fois les réservations faites, créez un planificateur numérique auquel vous avez tous accès. Vous pourrez y noter tous les détails de votre réservation. Ajoutez un itinéraire pour que chacun sache où il faut être et quand, ainsi que toutes les informations sur ce que chacun doit payer et à qui (montant, compte en banque,...). Il existe de nombreux sites gratuits de partage de fichiers, mais les plus simples sont sans doute Google Docs ou Dropbox. Ces sites de partage de fichiers sont aussi très utiles à la fin de vos vacances pour regrouper toutes vos photos et revivre ces bons moments passés ensemble.

Faites en sorte que tous les membres de votre groupe disposent des numéros de téléphone de chacun et créez un compte WhatsApp commun pour vous tenir au courant des activités individuelles. Rien de pire que de rester derrière pendant une journée de ski ou une virée. Veillez donc tous à donner signe de vie régulièrement et sachez où tout le monde se trouve à tout moment.

Si vous avez l'intention de manger à l'extérieur, de faire des excursions ou de passer du temps dans les bars locaux, ce n'est pas une mauvaise idée de créer une cagnotte et de désigner une personne pour s'en charger. Non seulement vous éviterez des discussions sur qui dépense le plus, mais ça évite le casse-tête de devoir départager les notes à tout bout de champ.

En fonction de vos goûts culinaires collectifs (fast-food ou plutôt cuisine gastronomique ?) demandez le même montant à tout le monde au début des vacances. Vous n'aurez qu'à puiser dans la cagnotte à chaque activité commune. Si quelqu'un ne boit pas d'alcool ou préfère emporter son propre casse-croûte sur les pistes, il va de soi qu'il faut adapter sa quote-part. Et si jamais il vous reste un peu d'argent en fin de vacances, voilà encore une raison pour vous régaler tous ensemble !

Le danger de tomber en mode organisateur tout au long de votre voyage et de vouloir à tout prix créer les vacances parfaites pour tout le monde est bien réel. N'oubliez donc pas de temps en temps de prendre un peu de recul et de vous rappeler que pour vous aussi c'est les vacances. Ce n'est pas à vous de résoudre chaque petit souci. Si vous avez des enfants, profitez des nombreux babysitteurs et clubs enfants pour vous donner l'occasion de relaxer et de vous ressourcer.

Organiser un voyage de groupe, ce n'est pas de la tarte, et vos efforts doivent être récompensés. Votre groupe vous sera certainement reconnaissant et vous offrira sans doute quelques verres à la fin des vacances, mais vous aussi, félicitez-vous ! Offrez-vous une gâterie comme une séance au spa, en sachant que vous avez tout fait pour que vos amis et votre famille passent un moment inoubliable. Sans vous, cela n'aura pas pu se faire, c'est certain.